Come organizzare un webinar alla perfezione

Nel panorama aziendale moderno, i webinar si prestano alla perfezione come strumenti di comunicazione efficaci per rivolgersi al team o con il pubblico di riferimento. Possiamo considerarli come dei veri e propri eventi digitali basati su videoconferenza che permettono di comunicare e condividere con i partecipanti invitati dati ed informazioni utili allo scopo dell’incontro. Il tutto con l’aggiunta di immagini, grafici ed ogni tipi di file multimediale utile a richiamare l’attenzione del pubblico ed a chiarificare quello che viene detto a voce durante tutta la durata dell’avvenimento. In generale, possiamo affermare che i webinar vengono principalmente utilizzati per due scopi ben precisi:

• comunicare con il team o con i collaboratori interni all’azienda per aggiornarli sulle ultime novità;
• comunicare con i clienti già fidelizzati o con il pubblico di riferimento per trasmettere i valori aziendali o lanciare nuovi prodotti.

In quali occasioni può essere utile un webinar 

Come già anticipato nelle scorse righe, i webinar aziendali, quando si tratta di comunicazioni interne, vengono utilizzati principalmente in ambito formativo come mezzo di comunicazione fruibile anche se i partecipanti si trovano distanti tra loro. Invitati all’evento che hanno la possibilità di interagire tra loro come se si trovassero nella stessa stanza, stavolta digitale, con tanto di slide ed infografiche esplicative come supporto del discorso principale. Ma non pensiamo che sia l’unico scopo per cui vengano proposti i webinar, visto che nella maggior parte dei casi essi hanno la finalità di sponsorizzare il business online. Uno strumento dal forte impatto visivo attraverso cui è possibile presentare nuovi prodotti, offrire consigli utili, organizzare eventi e conferenze ed in alternativa offrire video tutorial sull’utilizzo dei prodotti e dei servizi venduti. Questa particolare tipologia di eventi rientra quindi a tutti gli effetti tra gli strumenti utili alla pubblicità digitale, uno strumento essenziale per la crescita digitale del brand.

Come organizzare un webinar aziendale

Nonostante ormai sia piuttosto semplice dal punto di vista pratico organizzare un webinar grazie alle numerose piattaforme pensate per questo obiettivo, è sempre bene preparare la scaletta dell’evento e gli argomenti principali. In questo modo sarà più semplice seguire il discorso, stabilendo gli obiettivi ed il pubblico al quale l’organizzazione dell’evento è dedicata. Per poter definire un webinar come realmente di successo è però necessario fornire in ogni caso informazioni che siano realmente utili e che possano trasmettere un messaggio a tutti i partecipanti all’iniziativa. Attenzione anche al numero degli utenti e alla loro gestione, meglio se controllata da un moderatore, visto che spesso solo sotto invito si potrà partecipare alla trasmissione della manifestazione. Meglio preparare anche in anticipo le slide o le infografiche da condividere controllando che la presentazioni non superi una soglia di tempo di 60-90 minuti, lasso temporale dopo cui l’attenzione dello spettatore tende a calare vertiginosamente.