Zapier: cos’è e come funziona

Zapier è uno strumento di automazione che ti consente di creare facilmente flussi di lavoro che possono coinvolgere sia le app, sia i servizi web più comuni.

Per farlo, questo tool utilizza un semplice trigger e un’azione per creare comandi, simili a “se succede, fallo”.

Il servizio ha molti livelli di abbonamento, da quelli gratuiti per gli utenti singoli e i freelance, ai piani pensati espressamente per le aziende e le grandi organizzazioni.

Sotto certi aspetti non è diverso da IFTTT, uno strumento simile che collega insieme servizi non correlati tra di loro.

Zapier, tuttavia, si concentra più sulle applicazioni aziendali e di produttività, mentre IFFT si appoggia per lo più ai dispositivi intelligenti e all’Internet delle Cose (IoT).

1. Come funziona Zapier: il procedimento passo a passo

Il funzionamento di Zapier è molto semplice: per usarlo, devi accedere dapprima all’interfaccia del sito ufficiale, poi creare dei comandi chiamati zaps.

Ogni zap è composto da due parti principali: un trigger e un’azione.

Il trigger è l’evento che dà il via allo zap: nel gergo della programmazione, puoi pensarlo come alla frase “se questo dovesse accadere…” dell’operazione.

Zapier funziona con oltre 2000 app e servizi, quindi ci sono innumerevoli trigger su cui puoi basare lo zap.

L’azione invece è l’evento che completa lo zap. È la parte della frase che dice “…allora fai questo” e l’automazione che semplifica l’attività o il flusso di lavoro.

Per esempio, uno zap potrebbe essere scritto per creare un evento su Google Calendar in base a ogni nuova scheda Trello che viene aggiunta alla tua bacheca, oppure uno zap potrebbe creare un elenco di cose da fare in un’app come Todoist in base alle email che segnali come “importanti” o “da cancellare” in Gmail.

Quando uno zap viene eseguito, elabora subito un dato. Ogni volta che succede, viene inteso come un compito.

Questo è importante perché i livelli tariffari di Zapier si basano in gran parte sul numero di attività che esegui ogni mese.

Zapier non è un ambiente di programmazione tradizionale e non è necessaria alcuna conoscenza della programmazione per utilizzare Zapier.

È più simile a un editor di macro semplificato, in cui l’unica cosa che devi fare è specificare il trigger e l’azione e compilare i dettagli su come dovrebbe funzionare esattamente lo zap.

Gli zap non sono difficili da creare e possono essere realizzati principalmente selezionando le opzioni dai menu di discesa.

Zapier però ti dà anche la possibilità di personalizzare ampiamente gli zap, nonché di creare zap in più fasi, se paghi per uno dei livelli di abbonamento premium.

• Come iniziare a usare Zapier

Per cominciare, vai sul sito ufficiale di Zapier, poi clicca su “Inizia a usare gratuitamente”.

Una volta che hai aperto il tuo conto utente su Zapier, dovresti vedere la schermata principale, che è il dashboard del tool. Qui puoi vedere i tuoi zap esistenti, crearne di nuovi o selezionare uno dei modelli già presenti.

Passa il mouse sul lato sinistro dello schermo per vedere le varie opzioni per creare un nuovo zap, vedere gli zap già esistenti, vedere le app e i servizi che hai connesso a Zapier e così via.

Per creare un nuovo zap, sposta il mouse sul pulsante più in alto a sinistra e fai click su “Crea uno zap”.

Segui le istruzioni per costruire il tuo zap. Comincia scegliendo l’app che desideri impostare come trigger. Per esempio, se desideri eseguire un’azione quando aggiungi un’email a “importanti”, scegli “gmail”, poi imposta “nuova email speciale” come trigger.

Dopo ogni passaggio, ricordati di cliccare su “Continua”. 

Gli zap potrebbero sembrare intimidatori all’inizio, ma se seguirai ogni passaggio, ti accorgerai presto di quanto siano facili da costruire. 

Quando lo zap è terminato, puoi fare click sui pulsanti per testare e quindi attivare lo zap.