Come digitalizzare documenti cartacei

In un momento di transizione digitale come quello che stiamo vivendo, il processo di digitalizzazione di documenti cartacei è diventato necessità di molti commercianti ed aziende. Un processo, quello del passaggio dal cartaceo al digitale, che viene sempre più incentivato dal governo in modo che la documentazione relativa ad un’attività non venga persa o danneggiata nel tempo ed in secondo luogo affinché i documenti possano essere consultati più velocemente dagli utenti interessati. Un modo anche per dare una scossa alla vendita a nero avendo a disposizione in pochi attimi tutta la documentazione relativa all’azienda che dovrà necessariamente dichiarare ogni minima mossa in entrata ed in uscita visto un controllo digitale molto più ferreo, dovuto ad una riduzione nelle tempistiche e nelle spese. Se consideriamo anche che da luglio 2022 la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutti i forfettari, è veramente arrivato il momento di cambiare rotta verso il digitale, aspetto poi risolvibile grazie ai numerosi provider a disposizione in pochi e semplici step.

Ricezione e normalizzazione

La prima fase prevede la raccolta vera e propria di tutta la documentazione cartacea riguardante l’azienda che può avvenire direttamente in sede o tramite posta elettronica; in ogni caso sarà il provider a farsi carico del ritiro. Segue poi la normalizzazione: i documenti divisi in blocchi, vengono ulteriormente suddivisi per formato e qualità e nell’eventualità riparati nelle parti danneggiate. I documenti vengono contraddistinti da un codice a barre e su richiesta possono anche essere organizzati in fascicoli. Due passaggi molto importanti in cui è possibile verificare eventuali mancanze ed anomalia prima di passare alla vera e propria scansione dei documenti.

Scansione e controllo qualitativo

La scansione è il processo fondamentale di questo passaggio cartaceo-digitale visto che grazie a determinati materiali permette di generare immagini copia dei documenti originali. Tutto grazie al lavoro degli scanner, che possono essere impostati in base al formato e alla qualità del documento e che in poco tempo riescono a processare i fogli in file, spesso in PDF o TIFF. Molti tra i provider più conosciuti effettuano anche un processo di verifica qualitativa delle immagini ottenute per riscontrare eventuali immagini poco chiare, eliminare pagine bianche ed in caso ruotare le immagini per un risultato più chiaro e accessibile.

Indicizzazione finale

Eccoci arrivati al processo finale che prevede l’associazione dei file indice inviati dal Cliente con le immagini acquisite tramite scansione dal provider. Le immagini vengono inviate al gestionale aziendale e potranno ora essere accessibili da tutti gli utenti autorizzati che potranno ricercare ogni file utilizzando le chiavi di ricerca concordate, visualizzarlo, stamparlo, scaricarlo e condividerlo in modo rapido ed efficace. Il rischio di smarrimento o danneggiamento viene quindi ridotto a zero per tutto il periodo futuro e non si dovranno nemmeno più prevedere costi di stoccaggio per i plichi cartacei. Gli spazi prima occupati da numerosi fogli e cartelle possono nuovamente essere valorizzati e magari convertiti per adattarsi ad ulteriori attività e necessità aziendali. Questo ovviamente se si rispettano le norme che regolano la conservazione digitale, garantita solo da alcuni sistemi, altrimenti si dovranno conservare anche le copie cartacee come eventuale garanzia.